Helt ærligt – hvordan forbereder du dig til møderne?

Møde web

Helt ærligt – hvordan forbereder du dig til møderne?

De Luxe-mødeforberedelse: Efter en lang arbejdsdag har du quickkysset partneren goddag, fået overstået køkkentjansen og puttet unger. Så sætter du dig med mødeindkaldelsen til mødet i morgen kl. 8.30 og går den igennem; noterer begavede spørgsmål og afklarer dine svar – alt imens du skæver til Deadline på DR, afslutningen af CL-kampen eller Netflix-serien, som kører i baggrunden, og prøver at undgå at sætte rødvinsrande på papiret med dine noter.

Premium-mødeforberedelse: Du står tyve minutter tidligere op om morgenen og løber hurtigt dagsorden med bilag i igennem. Du laver tydelige noter på dagsorden og et par af de centrale bilag. De er med til at signalere seriøs forberedelse, hvis nogen skulle se dem. Disse aktiviteter kan også henlægges til bilkøen på vej ind mod byen.

Basic-mødeforberedelse: Du har selvfølgelig tjekket dagsordenen, da den kom, og konstateret, at du ikke har store opgaver. Nu sidder du og keder dig i et andet møde – hvor du heller ikke lige har fået forberedt dig. Hvad er så mere nærliggende end lige at løbe dagsordenen til dit næste møde igennem? Sådan i det skjulte og under dække af, at du er fordybet i det aktuelle mødes problemstillinger.

Økonomiudgave-mødeforberedelse: På vej fra ét møde til et andet og i småløb hen ad gangen skimmer du lige dagsorden og overskrifter på bilag. Så er du klar til på selve møde at køre den på din ligelige blanding af charme, erfaring og i-øvrigt-mener-jeg-Cartago-bør-ødelægges argumentation. Det plejer at virke så godt. I den skrabede økonomiudgave kan forberedelsen henlægges til de første fem minutter af det pågældende møde.

Nå, ja. Så er der selvfølgelig den endnu unavngivne mødeforberedelse, hvor du i respekt for dét fact, at forskning viser, at det optimale forhold mellem mødeforberedelse og mødeafvikling helst skal være 1:1, altid forbereder dig. Du har derfor booket dig selv et par dage i forvejen til stille og roligt at gå mødematerialet igennem; sendt et par oprigtigt nysgerrige og opklarende spørgsmål til mødeleder og et par af kollegerne; taget kontakt til et par af dine medarbejdere for at få de opdaterede oplysninger, som mødeleder efterspørger – og ikke mindst har du afklaret din egen position til de forskellige problemstillinger. Det er også den udgave, hvor du på forhånd har lagt plads ind til efterbearbejdning af mødets resultater, da der jo altid er beslutninger, der skal effektueres.

Fact I: Danske ledere deltager i gennemsnit i ni møder om ugen. Inkl. Mødeforberedelse og opfølgning lægger møderne beslag på op til mere end halvdelen af ledernes tid. (Kilde: Lederne 2017)

FACT II: Kun hver fjerde leder mener, at der er en fornuftig sammenhæng mellem udbyttet af de møder, de deltager i, og de ressourcer, der bruges på møderne. (Kilde: Lederne 2017)

FACT III: Op mod halvdelen af alle møder afholdes kun, fordi kvaliteten af et foregående møde var for ringe. (Kilde: Allen, Rogelberg og Scott, 2008)

FACT IV: Der er et enormt, uforløst potentiale i at arbejde struktureret med mødeforberedelse og –afvikling samt opfølgning. (Kilde: BetterMeetings 2018).